Política de Registros Públicos

Introducción 

La Junta Electoral del Condado de Cuyahoga considera que la apertura lleva a una ciudadanía mejor informada, lo cual a su vez lleva a un mejor gobierno y política pública. La Junta Electoral del Condado de Cuyahoga se adhiere estrictamente a sus obligaciones en virtud de la Ley de Registros Públicos del estado.  También tiene como norma que las exenciones de divulgación establecidas por ley federal o estatal sean aplicadas, en particular cuando las leyes tienen la finalidad de proteger los derechos de terceros.

Sección 1. Registros Públicos 

Esta Junta Electoral del Condado de Cuyahoga, de conformidad con el Código Revisado de Ohio, define los registros según lo siguiente: todo documento - en papel, electrónico (incluyendo, entre otros, el correo electrónico) u otro formato - que sea creado o recibido por, o caiga en la jurisdición de una oficina pública que documente la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades en la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga. Todos los registros de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga que cumplan con esta definición se considerarán como públicos, salvo los específicamente exentos de divulgación en virtud de la legislación de Ohio o de otra legislación federal.

Sección 1.1 

La Junta Electoral tiene como norma que, según lo requerido por la ley de Ohio, los registros se organizarán y mantendrán de modo que estén disponibles para inspección y copia conforme a la Ley de Registros Públicos de Ohio. Los programas de retención de registros también estarán a disposición del público. Esta oficina designa al Departamento de Alcance Comunitario como gestora de los registros públicos y el departamento al cual deberían dirigirse las solicitudes de registros públicos. 

Sección 2. Solicitudes de Registros

Cada solicitud de registros públicos debería ser evaluada para una respuesta empleando las siguientes pautas..

Sección 2.1 

Aunque no se requiere un lenguaje específico para realizar una solicitud, el solicitante debe al menos identificar los registros solicitados con la suficiente claridad como para permitir a la oficina pública identificar, recuperar y revisar los registros. Si no está claro qué registros se buscan, el guardián de registros debe comunicarse con el solicitante para clarificación, y deberá asistir al solicitante a revisar la solicitud informándole de la forma en que la oficina guarda sus registros.

Sección 2.2

El solicitante no tiene que presentar una solicitud de registros por escrito, ni tiene que proporcionar su identidad ni la finalidad para la que solicita el registro público. La Junta Electoral del Condado de Cuyahoga tiene como norma general que esta información solamente se solicitará si la solicitud escrita o la divulgación de la identidad del solicitante o la finalidad para la que se desea tener el registro beneficiaría al solicitante mejorando la habilidad de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga para identificar, ubicar o entregar los registros públicos solicitados, y si se informa al solicitante que la solicitud escrita o divulgación de identidad del solicitante o la finalidad para la que se desea tener el registro no es obligatoria. 

Sección 2.3 

Los registros públicos deben estar disponibles para inspección durante el horario normal de oficina. Los registros públicos deben estar disponibles para inspección de modo oportuno. Las copias de los registros públicos deben estar disponibles dentro de un periodo de tiempo razonable. "De modo oportuno" y "razonable" tienen en cuenta el volumen de los registros solicitados; la proximidad de la ubicación donde se encuentran almacenados los registros y la necesidad de cualquier revisión legal de los registros solicitados.  

Sección 2.4 

Cada solicitud debería evaluarse por un cierto tiempo, el tiempo necesario para reunir los registros. Las solicitudes rutinarias de registros deberían ser satisfechas inmediatamente si es posible hacerlo.  Las solicitudes rutinarias incluyen actas de reuniones, presupuestos, información sobre salarios, formularios y solicitudes, y otras solicitudes de registros determinadas por la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga como "rutinarias". Si alguno de estos registros contiene material exento tal como números de seguro social u otra información confidencial, no puede ser tratado como solicitudes "rutinarias". Si se solicitan menos de 20 páginas de copias o si los registros están disponibles ya en formato electrónico que puede ser enviado por correo electrónico o descargado fácilmente, deberían realizarse lo más rápido posible, teniendo en cuenta el tiempo requerido para la revisión legal o redacción de los registros solicitados, cuando corresponda. La Junta Electoral del Condado de Cuyahoga se esforzará por reconocer todas las solicitudes de registros públicos y proporcionar una estimación de la cantidad de días hábiles que llevará satisfacer la solicitud dentro de los tres días hábiles de la recepción de la misma por parte del guardián de los registros. 

Sección 2.5

Toda denegación de registros solicitados debe incluir una explicación, incluida la autoridad legal. Si partes de un registro son públicas y partes están exentas, las exentas deberán ser redactadas y el resto divulgado. Si hay redacciones, cada una de ellas debe estar acompañada de una explicación de apoyo, incluida la autoridad legal. Si la solicitud inicial fue realizada por escrito, la explicación también será proporcionada por escrito. 

Sección 3. Costos para Registros Públicos 

Las personas que deseen obtener registros públicos deberán pagar solamente el costo real de realizar copias..

Sección 3.1 

Se cobrarán tres centavos por página por hacer copias en papel.

Sección 3.2 

Se cobrará $1.26 por disco por descargar archivos a un disco compacto.

Sección 3.3.

No se cobrará por enviar documentos por correo electrónico.

Sección 3.4 

Los solicitantes pueden pedir que se les envíen los documentos por correo.  Se les cobrará el costo real del franqueo y los suministros de envío

Sección 3.5

La Junta Electoral puede requerir que el solicitante pague por adelantado el costo real de realizar las copias, incluyendo el franqueo.

Sección 4. Correo Electrónico 

Los documentos en formato de correo electrónico son registros según lo definido por el Código Revisado de Ohio, cuando su contenido se relacione con las actividades de la oficina. El correo electrónico debe ser tratado de la misma forma que los registros en otros formatos y deberían seguirse los mismos programas de retención.

Sección 4.1

Los empleados que usan cuentas privadas de correo electrónico para realizar negocios públicos crean registros que pueden estar sujetos a divulgación, de conformidad con la Ley de Registros Públicos de Ohio.  Todos los empleados o representantes de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga deberán saber que deben cumplir con la política de retención de registros de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga en relación con todos los mensajes de correo electrónico en cuentas privadas que documentan la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga, y ponerlos a disposición del guardián de registros de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga de modo oportuno.

Sección 4.2

El guardián de los registros deberá saber que debe tratar los mensajes de correo electrónico de cuentas privadas como registros de la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga, archivándolos de manera adecuada, reteniéndolos según los programas establecidos y poniéndolos a disposición para inspección y copia conforme a la Ley de Registros Públicos de Ohio.

Sección 5. Falta de Respuesta a una Solicitud de Registros Públicos 

La Junta Electoral del Condado de Cuyahoga reconoce que la consecuencia de no responder correctamente a una solicitud de registros públicos conforme a la ley, puede resultar en que un tribunal ordene a la Junta Electoral del Condado de Cuyahoga cumplir con la ley y pagar los honorarios legales del solicitante y daños estatutarios. 

Sección 6. Retención y Seguridad de la Información Personal del Elector

Directiva 2007-32 del Secretario de Estado de Ohio referente a la retención, privacidad y seguridad de la información personal

Guía de referencia rápida para retención de documentos con información de identificación del elector y papeleta de voto ausente